E-Mail Archivierung und E-Mail Management
Die E-Mail Archivierung und das E-Mail Management integrieren sich nahtlos in das DMS. Über den Mailmanager, der als separater Dienst realisiert ist, werden die Mails entweder direkt bei Ein- und Ausgang (SMTPDurchlauferhitzer) oder über ein Journal-Postfach bzw. den dirkten Postfachzugriff in das DMS übernommen. Alternativ bietet das DMS auch die manuelle Archivierung aus dem Mailclient heraus an.
Bei der Übernahme der Mails in das DMS werden sowohl der eigentliche Mailtext als auch Anhänge in den Speichermanager übernommen und automatisch relevante Informationen wie Sendedatum, Empfänger, Absender, Betreff und Volltext für das DMS extrahiert und als erweiterte, recherchierbare Attribute abgelegt. Dadurch erhalten Sie über das DMS einen schnellen Zugriff auf alle Mails und Anhänge, die mit bestimmten Personen oder bestimmten Themen zu tun haben.
Bei der Übernahme werden die Nachrichten und Anhänge nur genau einmal im Storage-Manager abgelegt und bei Bedarf komprimiert und ggf. verschlüsselt. Ein Zugriff auf die Nachrichten in einem originären Mailformat, z.B. zum Export in einen Mailclient, ist jederzeit möglich.
Die Konfiguration und Nutzung des Archivs fügt sich nahtlos in das Dokumentenmanagement ein. Sie legen das EMail- Archiv als Teil der Ordnerstruktur an und können die zu archivierenden Mailboxen entweder automatisch durch den Archivprozess anhand der Empfängeradresse sowie manuell unter Angabe in einer Mailbox enthaltenen Empfangsadressen anlegen. Darüber hinaus können Sie mittels LDAP die zu archivierenden Mailboxen aus ihrem Verzeichnisdienst ermitteln und automatisch anlegen lassen.
Über den Archivprozess, der wie im Schaubild entweder direkt in die E-Mailkommunikation eingebunden wird oder passiv über eine Journalfunktion bzw. den direkten Postfachzugriff auf die zu archivierenden Mailboxen zugreift, wird der Mailverkehr im vorbereiteten Archiv nach den festgelegten Regeln archiviert
Bei der Archivierung werden wichtige Angaben wie Empfänger, Absender, Betreff und Text automatisch analysiert. Empfänger und Absender werden als Personendatensätze bzw. Ansprechpartner automatisch in das DMS-Adressbuch aufgenommen. Über das Adressbuch haben Sie schnellen Zugriff auf die Nachrichten bestimmter Absender. Durch die automatische Verschlagwortung haben Sie genau so schnellen Zugriff auf Nachrichten zu bestimmten Schlüsselwörtern.
Mittels der dem DMS eigenen Benutzerverwaltung steuern Sie den Zugriff auf die einzelnen Archive. Dabei werden Archive und Ordner, die ein Benutzer nicht erreicht, komplett ausgeblendet.
Die Mail Archivierung bietet noch weitere Features um archivierte Nachrichten nach festgelegten Regeln aus dem Mailsystem zu entfernen oder Nachrichten wieder in das Mailsystem zu exportieren.
Die Ablage der Nachrichten erfolgt Speicherplatzoptimiert, so werden bereits bestehende Anhänge erkannt und nur noch referenziert. Damit wird die doppelte Ablage gleicher Informationen vermieden.
Das DMS kann Teile der Ordner- und Archivstruktur exportieren und somit der externen Recherche zugänglich machen. Dabei wird entweder ein Datei-Export relevanter Informationen für einen bestimmten Benutzer (z.B. Steuerprüfer) durchgeführt, oder es wird eine Nur-Lese-Kopie für einen bestimmten Nuztzer inklusive DMSZugriff erstellt.
Die Nachrichten sind im Archiv versiegelt und können nicht verändet werden. Gleichwohl sind die Nachrichten wie gewohnt nutzbar und können mit beliebigen Themen und Ordnern der Registratur und der täglichen Ablage verknüpft werden. In Verbindung mit dem Workflowmodul können die Nachrichten in definierte Prozesse eingespeist werden.
Über die Verknüpfung mit Ordnern, Personen und Schlüsselwörtern erhalten Sie immer den kompletten Zugriff auf ihre geschäftlichen Vorgänge.